Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3 реализовано ведение типовых и индивидуальных графиков работы, а также об особенностях учета фактически отработанного времени.

Для понимания методологии учета рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 напомним формулу расчета зарплаты:

Заработная плата = (Фактически отработанное время / Норма времени) х Оклад

То есть для расчета зарплаты нужно знать, какую долю времени сотрудник отработал фактически по отношению к положенной ему норме по графику работы. В зависимости от того, каким образом Положение о заработной плате организации предусматривает исчислять оклад - по дням или по часам, - время в формуле используется, соответственно, в днях и часах.

Норма рабочего времени

Норма времени задается графиком работы. В программе предусмотрено ведение типовых графиков на целый год и индивидуальных на один месяц.

Типовые графики настраиваются в меню Настройки - Графики работы сотрудников и устанавливаются кадровыми документами. Если ведется штатное расписание, то устанавливается соответствие позиции штатного расписания и типового графика работы. Типовой график может быть указан как группе сотрудников, так и только одному работнику. Справочник Графики работы сотрудников настраивается на год. О том, как настраивать графики, смотрите видео-ответы экспертов 1С:

Если сотрудник в течение месяца переходит с одного типового графика работы на другой, для формирования нормы времени может быть полезен документ Индивидуальный график. В Положении о заработной плате организации следует предусмотреть, как рассчитывается норма рабочего времени в таком случае. При расчете зарплаты за каждый период времени возможны два варианта:

  • норма учитывается отдельно по каждому периоду;
  • применяется суммарная норма времени.

В случае, если норма времени учитывается отдельно по каждому периоду (см. Пример 1), то для исчисления заработка в каждом из периодов времени время, фактически отработанное в указанном периоде, делится на полную месячную норму по графику этого периода.

Если норма учитывается суммарно по всем периодам (см. Пример 2), то сначала необходимо рассчитать эту суммарную норму по всем графикам по всем периодам.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для этого предназначен документ Индивидуальный график (меню Зарплата - Индивидуальные графики ). Указанный документ автоматически по кнопке Заполнить собирает единый график работы сотрудника по всем периодам из фрагментов типовых графиков. Кроме того, документ Индивидуальный график можно использовать для регистрации в программе некого особенного графика сотрудника на один месяц, поскольку после автоматического заполнения этот документ можно откорректировать вручную.

Например, если при сменной работе один сотрудник выходит работать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем, то предполагается изменять графики сотрудников с помощью документа Индивидуальный график.

Если у сотрудника зарегистрирован Индивидуальный график , то данные о норме рабочего времени берутся из него, а не из графиков, указанных в кадровых документах.

Пример 1

Норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку.

Если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду, то расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 1):


Рис. 1. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду

В период с 1 по 11 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 30 дней. Из них фактически он отработал 11 дней, и заработок составит 11 000 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 30 дн.).

В период с 12 по 30 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 20 дней. Из них фактически отработано 13 дней, и заработок составит 19 500 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 20 дн.).

Итого по условиям Примера 1 заработок за апрель составил 30 00 руб.

Пример 2

Норма рабочего времени учитывается суммарно по всем периодам. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку.

Чтобы норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 необходимо зарегистрировать документ Индивидуальный график (рис. 2). Период с 1 по 11 апреля автоматически заполняется по сменному графику, а начиная с 12 апреля - по пятидневке. И, таким образом, получается новый суммарный график с нормой рабочего времени 24 дня.


Рис. 2. Индивидуальный график сотрудника

В таком случае расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 3).

В период с 1 по 11 апреля сотрудник фактически он отработал 11 дней по графику с нормой рабочего времени 24 дня и заработок составит 13 750 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 24 дн.).

В период с 12 по 30 апреля сотрудник отработал 13 дней по тому же графику с нормой рабочего времени 24 дня, и заработок составит 16 250 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 24 дн.).

В итоге по условиям Примера 2 общий заработок сотрудника за месяц составляет 30 500 руб.


Рис. 3. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам

В рассмотренных Примерах 1 и 2 видно, что вариант формирования нормы времени влияет на результат расчета заработной платы, причем только при варианте использования суммарной нормы времени можно гарантировать, что при полном отработанном по графику месяце сотрудник получит в точности назначенный ему кадровыми документами оклад.

Фактически отработанное время

Для учета фактического использования рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предусмотрено два метода:

  • регистрация отклонений фактических выходов на работу от плановых по графику;
  • сплошная регистрация явок на работу и других событий.

В общем случае рекомендуется использовать первый метод. При этом отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки - невыходы на работу (например, болезни, отпуска, прогулы и т. д.). Отклонения регистрируются в программе соответствующими документами.

Работа в выходные, праздники и сверхурочно регистрируется, соответственно, документами Работа в выходные и праздники , Работа сверхурочно . Отсутствия сотрудника в течение месяца также регистрируются документами-отклонениями (Больничный лист , Отпуск , Прогул , неявка и т. п.).

В отдельных случаях, например, при необходимости корректировки отработанных часов при почасовой оплате или при работе сотрудника по нескольким видам основного времени, отклонение регистрируется документами Данные для расчета зарплаты . Оплата отклонений формируется на основании зарегистрировавших их документов-отклонений.

Отработанное время для оплаты определяется автоматически на основании данных графика работы и зарегистрированных документов отклонений от графика. Создавать и заполнять документ Табель (меню Зарплата - Табели ) не следует. Табель по форме Т-13 формируется в программе в виде отчета (меню Зарплата - Отчеты по зарплате - Табель учета рабочего времени Т-13 ).

Пример 3

Сотрудник, работающий в соответствии с условиями Примера 2, не выходил на работу в период с 17.04.2017 по 19.04.2017 и предоставил лист нетрудоспособности. Документ Больничный лист зарегистрирован, рассчитан, утвержден и проведен в программе «1С:Зарплата и управление
персоналом 8» редакции 3.

В отчете Табель учета рабочего времени Т-13 нетрудоспособность в период с 17 по 19 апреля отражена буквами Б (см. рис. 4), а зарплата исчислена следующим образом (см. рис. 5):

В период с 1 по 11 апреля сотрудник отработал все дни в соответствии с графиком. За этот период заработок по сравнению с Примером 2 не изменился и составил 13 750 руб.

Во втором периоде отработано на три дня меньше нормы (10 из 13-ти дней), и заработок составил 15 000 руб. (30 000 руб. х 10 дн / 24 дн.).

Итого по условиям Примера 3 заработок за апрель составил 26 000 руб.


Рис. 4. Отчет «Табель учета рабочего времени Т-13»


Рис. 5. Расчет зарплаты при неполном отработанном месяце

Метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени, в общем случае не рекомендуется применять. Этот метод может быть полезен лишь в исключительных случаях, в остальных же неоправданно усложняет работу. Так, если применить его для случая, представленного в условии Примера 3, то это приведет лишь к излишней работе - ведению документа Табель .

Важно соблюдать последовательность действий при «сплошной регистрации»:

  • все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Прогул, неявка и т. п.);
  • работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно ;
  • регистрируются специальные случаи (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т. п.) документами Данные для расчета зарплаты ;
  • вводится документ Табель , который формируется автоматически, на основании графика работы и документов-отклонений и может быть откорректирован;
  • производится начисление заработной платы.

Нарушение этой последовательности действий может привести к коллизиям. Например, если провести документ Отпуск после проведения документа Табель , то отпуск будет исчислен и учтен при расчете зарплаты, но отчет по форме Т-13 не будет соответствовать зарегистрированному в информационной базе документу Табель .

Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам нельзя, так как Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Если документ Табель проведен, и затем вносятся изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения и в Табель . Иначе зарплата может рассчитаться по неверным данным.

Документ Табель позволяет корректировать отработанное время и вводить виды времени, не предусмотренные в графике работы. В Табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени, и указывается соответствующее количество часов (Я 8, Н 6, С 2 и т. п.). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк определяется в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (рис. 6).


Рис. 6. Документ «Табель»

При попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот), программа выдает соответствующее предупреждение. Эта проверка включается флагом Проверять соответствие фактического времени плановому в меню Настройки - Расчет зарплаты . Для обеспечения возможности корректировки Табеля относительно графика следует отключить этот флаг.

Обратите внимание : прежде, чем принять решение об использовании метода «сплошной регистрации», следует убедиться, что задачу действительно нельзя решить рекомендованным методом «регистрации отклонений».

В табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени и соответствующее количество часов (Я 8, Н 2, С 4 и т.п). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк задается переключателем.

Для возможности корректировки Табеля относительно графика надо проверить, чтобы в настройках программы 1С ЗУП 3 не был установлен флажок «Проверять соответствие фактического времени плановому»:

Например, для ситуаций, когда у сотрудника выходной день по графику, а по факту оказался рабочим – с установленным флажком программа такой табель не проведет:

Как заполнить документ Табель в 1С ЗУП

Для обычной 5 дневной недели документом Табель пользоваться не рекомендуется, в таких случаях программа хорошо учитывает методом отклонения.

Изучим на примере, когда можно использовать документ Табель в 1С 8.3 ЗУП.

Например, сотрудница, находящаяся на графике пятидневки, по производственной необходимости работала в ночное время.

Для регистрации времени такой работы воспользуемся документом Табель. Находится он в разделе Зарплата – Учет времени – Табель:

Создаем новый Табель, где указываем сотрудницу. По умолчанию программа 1С 8.3 ЗУП заполняет табель по графику сотрудника:

При внесении информации по коду отработанного времени 1С ЗУП сразу предлагает нужные варианты. Выбираем необходимый:

Отработанное время по коду отразилось в Табеле:

Проводим документ. Смотрим расчет заработной платы за этот период по сотруднице. Автоматически программа начисляет доплату за ночные часы:

Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам в 1С 8.3 ЗУП категорически не рекомендуется. Для неявок необходимо вводить документы по регистрации отклонений.

Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Поэтому, если ввели документ Табель, а после внесли изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения в табеле. Иначе зарплата может посчитаться по неверным данным.

Печать формы Т-13

Так же в конфигурации для получения печатной формы Т-13, для просмотра времени, отработанного сотрудником, есть возможность воспользоваться отчетом Табель учета рабочего времени. Раздел Зарплата – Отчеты по зарплате:

Выбираем Табель учета рабочего времени:

Формируется табель по форме Т-13 для просмотра времени, отработанного сотрудником:

Более подробно о применении документа “Табель” в 1С ЗУП смотрите в нашем видео:


Поставьте вашу оценку этой статье:

Учет рабочего времени в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 может осуществляться двумя методами:

  • метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
  • метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

При приеме сотрудника на работу в приказе ему обязательно назначается график работы — им определяется плановое рабочее время сотрудника. При кадровом перемещении сотрудника график тоже обязательно указывается: он либо остается прежним, либо изменяется. Поэтому в документах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» реквизит «График работы» является обязательным. Графики работы предприятия предварительно описываются в справочнике «Графики работы».

Учет отработанного времени в программе ведется на основании действующего графика сотрудника, а также на основании отклонений от графика, которые вводятся документами-отклонениями:

  • Начисление по больничному листу;
  • Начисление отпуска;
  • Невыходы;
  • Оплата по среднему заработку;
  • Регистрация простоев;
  • Отпуск по уходу за ребенком.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа »Ввод индивидуальных графиков работы организации» (меню «Расчеты зарплаты по организациям» — «Ввод индивидуальных графиков работы»).

Когда табель заполнять НЕ НАДО.

  • Если все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели;
  • Если на предприятии используется несколько графиков рабочего времени, все они цикличные, и нет случаев отклонений от графика (именно отклонений, являющихся НОРМОЙ рабочего времени, т.е. отпуска, отгулы, больничные и прочие невыходы тут не имеются в виду).

Когда необходимо заполнять табель учета рабочего времени.

  • Если на предприятии используются сложные графики работы, не поддающиеся цикличному описанию в справочнике «Графики работы»:
  • Если на предприятии распространена практика обмена сменами между работниками, работающими по сменным графикам:
  • Если на предприятии используется вахтовый метод работы и т.д.

Порядок работы с документом «Табель учета рабочего времени».

Чтобы открыть список документов «Табель учета рабочего времени», нужно выбрать пункт меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Ввод табелей учета рабочего времени», или на закладке «Расчет зарплаты» Рабочего стола пользователя щелкнуть на ссылку «Табель учета рабочего времени».

В открывшемся списке при помощи стандартной кнопки «Добавить» добавляем новый документ.

Открывается форма нового документа. В ней необходимо выбрать организацию, по которой вводится табель. Если табель вводится не по всей организации, а по одному из ее подразделений — заполняем реквизит «Подразделение». Если по всей организации — оставляем его пустым.

Выбираем месяц, за который вводится табель.

Выбираем период, за который заполняется табель: весь месяц, первая половина месяца или вторая половина месяца.

Табель можно заполнять в двух режимах: подробно, по дням периода, или сводно, вводя отработанное время. Для этого необходимо установить переключатель «Способ ввода времени» в желаемое положение.

После этого нажимаем на кнопку «Заполнить», и табличная часть «Сотрудники» автоматически заполняется списком сотрудников организации (или ее подразделения, по которому вводится табель) с учетом графика работы сотрудника, а также введенных документов-отклонений, вытесняющих часы по графику.

Если табличная часть осталась незаполненной или заполнились данные не по всем сотрудникам — проверьте заполнение графиков сотрудников на текущий год.

Как видим, табличная часть документа заполнилась автоматически с учетом введенных ранее невыходов.

На прошлой неделе сразу два посетителя хотели узнать про сводный ввод отработанного времени через табель в 1С ЗУП 3. Разберем этот вопрос подробнее:

«Помогите пож-та, настроить в ЗУП 3 расчёт, аналогичный, расчету в ЗУП 2.5. Мы ранее вводили Табель учёта отработанного времени со способом ввода времени «Сводно, в целом за период». Как это сделать в ЗУП 3?»

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В ЗУП 3 также присутствует документ Табель, которым можно вводить отработанное время сотрудников. Однако этот документ не имеет возможности сводного ввода отработанного времени.

Реализовать такой ввод можно с помощью документа . Для этого в справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» необходимо создать новый элемент. В нем на вкладке «Виды времени» указать виды времени, по которым нам необходимо вводить сведения. Например, укажем виды времени Явка и Ночные часы.

Также необходимо установить флажок «В целом за период «.

В результате в журнале документов «Данные для расчета зарплаты» появится новый вид документа для ввода отработанного времени. Введем сотруднику Христенко и Цветаеву отработанное время. Христенко работал в ночное время.

После этого в документе «Начисление зарплаты и взносов» для расчета по этим сотрудникам будет использовано отработанное именно из документа «Данные для расчета зарплаты» .

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Видео по этой теме тоже есть, вы найдете его в конце этой статьи.

Итак, начиная с версии 3.0.44.94, в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 стало возможным формировать табель учета рабочего времени. Он формируется на основании производственного календаря с 40 часовой пятидневной рабочей неделей. Если в программе ведется учет пособий и отпусков (документы «Отпуск» и «Больничный лист»), то эти документы будут учитываться при формировании табеля.

Найти табель можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по кадрам».

В этой же версии появилась возможность в документе «Начисление зарплаты» получить автоматический пересчет оклада сотрудника при изменении количества отработанных дней. Для этого после формирования и заполнения документа необходимо вручную уменьшить количество рабочих дней, число отработанных часов и оплаты по окладу пересчитаются автоматически.

Также в этой же версии появился новый отчет «Контроль сроков уплаты НДФЛ», с его помощью удобно контролировать сроки уплаты налога. Найти этот отчет можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по зарплате».

В отчете можно увидеть информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. В графе «Конечное сальдо» показывается сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена в бюджет до указанной даты. Отчет может быть сформирован сводно или с разбивкой по сотрудникам, для этого необходимо установить флажок «С разбивкой по сотрудникам».

Начиная с версии 3.0.44.115 в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 в программе стал доступен расчет зарплаты по обособленным подразделениям. Также можно отсчитываться по НДФЛ в налоговую инспекцию по месту регистрации этого подразделения.

Сначала необходимо включить учет для обособленных подразделений в параметрах учета (закладка «Администрирование»), в разделе настройки зарплаты. Затем в справочнике «Подразделения» установить флажок «Обособленное подразделение» и указать сведения о налоговом органе, в котором это подразделение зарегистрировано.

В этой же версии при перечислении НДФЛ можно указать конкретных сотрудников, за которых он перечисляется.

В этом случае при проведении документа «Списание с расчетного счета» сумма НДФЛ будет распределена по всем сотрудникам пропорционально заработной плате. Можно указать конкретных сотрудников, по которым НДФЛ перечисляется.

В документе «Списание с расчетного счета» при выборе вида операции «Уплата налога» и вида налога «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» становится активной синяя гиперссылка «Разбить по сотрудникам»

По данной ссылке можно открыть окно «Разбивка по сотрудникам», где список сотрудников и сумма НДФЛ указывается вручную или сделать заполнение по ведомости на выплату заработной платы нажав на кнопку «Заполнить по ведомости»

Вот такие изменения, связанные с зарплатой произошли в последних версиях программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Более подробно про табель рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8 и другие изменения по зарплате можете посмотреть в видео.