Где найти и как заполнить график работы в 1С, особенности заполнения и настроек нестандартных графиков работы в 1С:ЗУП3.8 - читайте в нашей статье.

Работодатель устанавливает графики в соответствии с целями продуктивности на своем предприятие. Рассмотрим их отражение в программе (1С:ЗУП).

Где и как заполнить график работы в 1С:ЗУП 8.3: «пятидневка»

Для заполнения графиков в программе зайдем в меню «Настройки» - раздел «Предприятие» - графики работы сотрудников. По кнопке «Создать» открывается настройка и создание нового графика. Указываем его наименование, устанавливаем текущий год и проваливаемся в предложенное нам меню «Изменить свойства графика».

Сначала рассмотрим настройку графика в 1С, по которому работает большинство россиян - пятидневка. Указываем:

Заполняем график при неполном рабочем времени в 1С:ЗУП 8.3

Встречаются случаи, когда сотрудник работает пять дней в неделю, на неполном рабочем дне. В этом случае мы:

создаем новый график, указываем такие же настройки, как и в графике «Пятидневка»
устанавливаем галку «Неполное рабочее время» - неполный рабочий день (здесь же можно указать, что ведется учет по неполной рабочей недели); и считать норму по другому графику «Пятидневка».
В табличной части с расписанием работы необходимо вручную указать количество часов работы на каждый день.

Заполняем сменный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Существует учет по видам времени: явка, ночные часы и вечерние часы - они берутся за основу составления графиков со сменным характером работы на каждом предприятие. Рассмотрим составления такого графика, например график: день - явка (12 часов), второй день - вечернее время (3 часа) и ночное (9 часов), третий день - отсыпной, четвертый - выходной.

В свойствах графика указываем способ заполнения «По циклам произвольной длины (сменные графики)» и то, что при заполнении не стоит учитывать праздничные дни; ведется суммированный учет рабочего времени; при подсчете переработок определять норму по «Производственному календарю».
Виды времени: если на предприятие ведется учет не только ночного времени, но и вечернего (а в нашем примере таковой учет и ведется); устанавливаем флажки на «Явка», «Ночные часы» и «Вечерние часы».
В таблице «Расписание работы» указываем номер дня «1»: явка 13; номер дня «2»: ночные часы 9, вечерние часы 3; два последних дня остаются пустыми (Рис.2). После нажатия кнопки «Ок» график заполнится корректно.

Существует большое количество способов составления в программе «Зарплата и управление персоналом, редакция 3.0», стоит лишь задать правильные параметры и заполнить график.

Важно! Без составленных графиков зарплата сотрудникам начисляться не будет. График необходимо подвязать к сотруднику при приеме на работу, а изменить график на другой можно с помощью документа «Кадровый перевод» или «Кадровый перевод списком» (добавить сотрудника - на закладке «Главное» устанавливаем галку «Перевести на другой график»).

Заполняем индивидуальный график работы в 1С:ЗУП 8.3

Если у сотрудника нет определенного, установленного графика, то есть ежемесячно изменяются рабочие дни, в этом случае рекомендовано создавать «Индивидуальные графики работы» (меню «Зарплата» - Учет времени - Индивидуальные графики). В данном случае график заполняется вручную ежемесячно: в верхней колонке указываем «Явку» и количество часов, в нижней части «ночное» или «вечернее» время и количество часов (Рис.3).

Итак, мы рассмотрели, где и как заполнить графики работы в 1С:ЗУП 3.8, сделали настройки нестандартных графиков работы в 1С.

Если у вас остались вопросы по заполнению и настройке графиков работы в 1С:ЗУП 3.8, ответим на нашей . Наши эксперты не только консультируют устно, но и к вашей рабочей базе 1С, чтобы помочь найти ошибку или сделать настройку программы 1С.

Производственный календарь - это основа для формирования графика работы организации, незаменимый помощник для бухгалтера и специалиста по кадрам. Он помогает планировать работу, корректно рассчитывать рабочие часы, начислять зарплату и отпускные. В статье инструкция по настройке календаря в программе 1С:ЗУП, редакция 3.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ В 2018 ГОДУ

В начале 2018 года нас ждут длинные новогодние праздники с 30.12.2017 - 08.01.2018. В честь Дня защитника отчества отдыхаем с 23.02.2018 по 25.02.2018. Международный женский день - с 08.03.2018 по 11.03.2018 включительно. Также три дня отдыха ждут нас в июне с 10 по 12 и с 3 по 5 ноября.

В 2018 году выходные дни переносятся:

с 6 января (суббота) на 9 марта (пятница);
с 7 января (воскресенье) на 2 мая (среда);
с 28 апреля (суббота) на 30 апреля (понедельник);
с 9 июня (суббота) на 11 июня (понедельник);
с 29 декабря (суббота) на 31 декабря (понедельник).

Работников ждут 3 рабочие субботы, одна из которых выпадает на предновогодний день - 29 декабря.

ГДЕ В 1С:ЗУП НАХОДИТСЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Календарь находится в разделе «Настройки» -справочник «Производственные календари». Напоминаем, что в редакции 3.1 производственные календари создаются с учетом регионального законодательства. О других новых возможностях 1С:Зарплата и управление персоналом, 3 редакции - . Подробнее на Рис. 1.

Рис.1

ЗАПОЛНЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КАЛЕНДАРЯ В 1С:ЗУП

Интерфейс календаря простой и интуитивно понятный. Производственный календарь в 1С составлен с учетом законодательства Российской Федерации, обновляется и заполняется автоматически.

Для удобства введены цветовые обозначения дней. Дни перед праздниками отмечены темно-синим цветом, праздничные дни обозначены фиолетовым, трудовые будни - черным, суббота - бордовым, а воскресенье ярко-красным цветом.

В 1С:Зарплата и управление персоналом информация о переносе праздничных дней отображается в окне справа. Как показано на Рис. 2.

Рис. 2

Как добавить новый производственный календарь

Нажать команду «Создать».
Заполнить «Наименование» - в этом поле отражается название календаря.
Заполнить поле «Код» и год настройки календаря.
Далее выбираем команду «Заполнить по умолчанию». 1С заполнит календарь по графику 5\2 и без учета праздничных дней. Настроить календарь нужно будет самостоятельно: вручную выбрать праздничные, предпраздничные и выходные дни, корректно отметить перенос праздничных нерабочих дней.

Добавить региональный календарь

Для крупных организаций, которые находятся в разных регионах предусмотрен региональный производственный календарь. Например у республик Татарстан и Башкортостан есть праздники, которые не отмечены в общероссийском календаре. Смотрите Рис. 3 и следуйте инструкции:

Добавьте календарь.
Отметьте «Является региональным календарем».
Выберите нужный календарь из выпадающего списка.
Далее выбрать команду «Заполнить по умолчанию».

Рис. 3

Перенести выходной день, совпадающий с праздничным

Нажимаем правой кнопкой мыши на нужный день.
Выбираем «Перенести день». Эту же команду можно выполнить, если использовать кнопку в верхней части календаря, рис. 4.
Указать дату переноса.
Чтобы сохранить настройки - кликнуть на «Записать» или «Записать и закрыть».

Добавить региональный праздничный день

Вид дня - «Праздничный».
Для сохранения настроек выбрать «Записать» или «Записать и закрыть».

Назначить рабочим предпраздничным днем

Нажимаем на нужный день правой кнопкой мыши.
Нажать «Изменить день». Эту же команду можно выполнить, если использовать кнопку в верхней части календаря, рис. 4.
Вид дня - «Предпраздничный».
Чтобы сохранить настройки - «Записать» или «Записать и закрыть».

Производственный календарь – утвержденный на государственном уровне список рабочих и нерабочих дней, представляющий собой таблицу, напоминающую обычный календарь, в который дополнительно внесены данные о числе календарных, дней, рабочих, выходных и праздниках. Они представлены за месяц, за квартал, и в целом за год.

В программе 1С 8.3 ЗУП на него ориентируются в учете отработанного сотрудниками времени, в расчете зарплаты, а также отпускных и больничных. Он составляется на каждый год и своевременное заполнение календаря в 1С 8.3, до начала нового календарного года, обязательно, чтобы избежать ошибок в начислении зарплаты сотрудникам. Актуальный календарь можно посмотреть и скачать на сайтах различных справочно-информационных систем.

Местонахождение в ЗУП

В конфигурации календарь можно найти двумя способами.

Первый – из главного меню программы надо перейти во «Все функции». По умолчанию данный пункт не включен в основной список, поэтому мы добавим его самостоятельно*. Для этого выбираем «Сервис», затем «Параметры».

Рис.1

Там мы проставляем галочку напротив «Отображения «Всех функций».

*Добавить в меню эту команду могут только те пользователи, которые имеют полные права администратора.

Рис.2

Теперь она появилась у нас в Главном меню.

Рис.3

В «Справочниках» выбираем нужный нам тип календаря.

Рис.4

Второй – через меню «Настройка» - «Предприятие».

Рис.5

Изначально в программу включен календарь с именем «Российская Федерация». Настраивают его, как правило, один раз на каждый календарный год.

Рис.6

Обновление и заполнение производственного календаря в 1С ЗУП 8.3 для удобства пользователей происходит в соответствии с законодательными нормами. Мы должны выбрать год при помощи кнопок со стрелочками и нажать «Заполнить по умолчанию», так как изначально наш календарь пустой. Перед нами появляется заполненная форма с указанием рабочих, выходных, праздничных и предпраздничных дней, а также информацию о переносах, которая в качестве справки указана рядом.

Рис.7

Для наглядности в календаре применяются разные цвета:

Для рабочих дней – черный;
Для праздничных – розовый;
Для предпраздничных – синий;
Для субботы – бордовый;
Для воскресенья – красный.

Если в ЗУП находится только один календарь «Российская Федерация», то он будет работать по умолчанию для всех фирм, учет по которым ведется в ЗУП. Если применяется несколько календарей, то это надо не забывать учитывать при заполнении графиков работы сотрудников, чтобы избежать некорректного расчета зарплаты и других начислений.

Случаются ситуации, когда надо внести поправки в производственный календарь, например, определенный день был назначен региональным праздником, поэтому в программе его статус надо поменять с «рабочего» на «праздничный». Для этого выделяем нужный нам день в календаре и жмем кнопку «Изменить» вверху формы.

Рис.8

Появляется окно выбора значения. Мы выбираем «Праздник».

Рис.9

В календаре день становится праздничным, меняется его цвет. Далее меняем день накануне на «Предпраздничный», чтобы программа правильно посчитала рабочие часы, так как в предпраздничный день рабочее время сокращается на один час.

Рис.10

Итак, предпраздничный день выделен синим, а праздничный – розовым. Теперь изменится количество рабочих часов в месяце, и программа будет корректно считать все начисления.

Рис.11

Перенос дней осуществляется так же, как изменение. Выбираем день и нажимаем кнопку «Перенести день».

Рис.12

Появляется окно «Выбор даты переноса». Выбираем нужную, и нажимаем ОК.

Рис.13

После переноса цвет дней тоже меняется, а также меняется количество рабочих часов в месяцах, претерпевших изменения.

После внесения всех необходимых изменений обязательно нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть», чтобы изменения сохранились.

Рис.14

Рассматриваемый календарь составляется один раз в год, поэтому его можно будет распечатать и всегда держать «на виду», чтобы быстро отвечать на вопросы сотрудников. Программа 1С позволяет сформировать удобную наглядную форму для печати. Чтобы ее получить, нажимаем кнопку «Печать». На ней мы можем увидеть всю информацию по всем типам дней, количество часов при 40-, 36- и 24-часовой рабочей неделе, а также среднемесячное количество часов.

Рис.15

Если нам нужно восстановить первоначальное заполнение календаря, воспользуемся кнопкой «Заполнить по умолчанию», тогда все наши изменения и переносы дней аннулируются.

Несколько календарей в одной базе

Если учет сразу по нескольким фирмам ведут в одной программе, или их филиалы находятся в разных субъектах РФ, которые, в свою очередь, имеют собственные праздники, число рабочих дней, выходных и праздников будет отличным от общепринятого классификатора (например, у республик Татарстан и Башкортостан есть праздники, которых нет в общероссийском календаре).

Из-за этого появляется необходимость в создании нескольких Производственных календарей в одной программе 1С. Добавить их самостоятельно довольно просто, поскольку в ЗУП предустановлены календари с учетом регионального законодательства.

Найти и заполнить такой календарь можно, как и общероссийский. Выбираем «Создать», далее «По классификатору».

Рис.16

Появляется список календарей для подбора. Выбираем нужный нам и жмем «Выбрать».

Рис.17

Выбранный нами календарь отобразится в общем списке. Заходим в него и заполняем, как описано выше.

Рис.18

Помимо предустановленных можно создавать собственный календарь. Для этого в меню «Производственные календари» выбираем «Создать», затем «Новый».

Рис.19

Перед нами откроется совершенно новая, незаполненная форма календаря. Надо заполнить его наименование, код (указывается произвольно), календарный год, обязательно указать, является ли он региональным, если да, то указать основной федеральный календарь.

Рис.20

Заполняем этот календарь, нажав «Заполнить по умолчанию», а затем настраиваем его при помощи кнопок «Изменить день» и «Перенести день», отмечаем праздничные и предпраздничные дни, обозначаем перенос праздничных дней. Далее нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть».

Информация в производственном календаре связана с основным графиком работы в ЗУП. Если в рабочей неделе 40 часов, основной график совпадает с ним, а значит – правильно заполненные данные гарантируют бухгалтеру работу без ошибок. Именно поэтому так важно контролировать правильность его заполнения перед началом нового календарного года.

Ведение платежного календаря предоставляется только в некоторых модификациях программы 1С 8.3 и 8.2:

1С ERP управление предприятием 2.0.

1С Управление производственным предприятием.

Платежный календарь является отчетом, по которому оперативно можно отслеживать все движения денежных средств по всем расчетным счетам организации и по кассе, и своевременно обнаруживать неточности.

В отчете отображаются плановые поступления, расходы и остатки денег. Также имеется возможность получить детальные данные по всем абсолютно документа, включая первичные.

Рассмотрим на примере работу с платежным календарем в программе 1С Управление торговлей 11. Для начала нужно произвести некоторые настройки. Переходим на вкладку «Администрирование» раздел «Организации и денежные средства». В других версиях программы этот пункт находится в разделе «Казначейство»:

Здесь необходимо отметить галочкой пункт «Заявки на расходование денежных средств».

Также здесь можно установить параметры контроля лимитов всей организации или непосредственно по каждому подразделению. После произведенных настроек в разделе «Финансы» появится пункт «Планирование денежных средств». (Другие версии программ - раздел «Казначейство»):

Для примера создадим несколько заявок на расходование ДС. Данный документ будет являть основным при контроле оборота денежных средств:

В документе «Заявка на расходование ДС» важным поле является «Операция». Указанный вид операции определяет статью ДДС.

Программа на основании выбранной операции выбирает самостоятельно статью для использования и подсказывает пользователю в виде отфильтрованного списка. Если в настройках включен контроль лимитов, то 1С может вывести уведомление о невозможности проведения документа. Исправить ситуацию возможно двумя способами: отметить галочкой пункт «Сверх лимита» или увеличить значение лимита по необходимой статье:

Для увеличения лимита нужно сформировать документ «Лимиты расхода ДС».

Каждая заявка определяется статусом:

Согласована.

Не согласована.

К оплате.

Отклонена.

Заявки, которые не согласованы, отражаются в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию».

Удобнее всего менять статус на «Согласована» сразу в этом списке. Для понимания можно сформировать «Платежный календарь по организациям и типам ДС» и проанализировать его.

Выводим отчет на следующий месяц, красным цветом будут выделены несоответствия суммы кассы, то есть денег, которых не хватает для перечисления запланированной оплаты. В данной версии программы реализована возможность формировать документы плановых поступлений денежных средств и перемещений непосредственно из платежного календаря (в более ранних версиях этой возможности нет):

Для устранения разрыва в кассе создаем документ «Ожидаемое поступление ДС» через нажатие клавиши «Поступление». Здесь нужно правильно указать статью ДДС и плановую дату поступления. Проводим, разрыв устранен.

Кроме вышеуказанных документов возможно создание платежных документов. Для этого выбирается нужная заявка или документ поступления денежных средств. Через клавишу «Настройки» имеется возможность редактирования дополнительных параметров отчета, которые каждый пользователь может настроить по своему усмотрению. Например, расширенный режим позволяет установить отображение статей ДДС в виде иерархии, что дает возможность вывода итогов не только индивидуально по каждой статье, но и по группам.